Registro de pagos¶

Disponible para: Owner, Accounting

Solo Owners y Accounting pueden registrar pagos. Los Project Managers pueden ver el estado de pago en los Jobs pero no registrar pagos.

Los pagos se registran contra un Invoice conforme se reciben. Hardhat Flow admite varios pagos parciales contra un mismo Invoice, con actualización automática del saldo pendiente tras cada registro.

Registrar un pago¶

Vaya a Invoices y abra el Invoice al que aplicará el pago.
Haga clic en Record Payment.
Complete los campos de pago (ver abajo).
Haga clic en Save.

El sistema actualiza el balance due de inmediato y avanza el estado del Invoice si corresponde.

Campos del pago¶

Field	Description
Amount	Importe en dólares de este pago. Debe ser mayor que cero.
Payment Date	Fecha en que se recibió el pago. Por defecto hoy.
Payment Method	Forma de pago (cheque, ACH, transferencia, tarjeta, efectivo, etc.).
Notes	Notas internas opcionales (número de cheque, referencia, motivo de pago parcial).

Cómo funcionan los pagos parciales¶

No existe un tipo aparte de “pago parcial” — todos los pagos se registran contra el Invoice. El sistema hace la aritmética.

Cada vez que se registra un pago:

El importe se resta del balance due actual.
Si el saldo resultante es mayor que cero, el Invoice pasa a Partially Paid.
Si el saldo resultante es cero, el Invoice pasa a Paid y de inmediato a Workflow Complete (lo define el sistema automáticamente).

Ejemplo:

Event	Amount	Balance Due	Status
Invoice creado	—	$10,000.00	Invoice Submitted
Pago 1 registrado	$4,000.00	$6,000.00	Partially Paid
Pago 2 registrado	$4,000.00	$2,000.00	Partially Paid
Pago 3 registrado	$2,000.00	$0.00	Paid → Workflow Complete

Los pagos no se eliminan

Todas las eliminaciones en Hardhat Flow son lógicas. Si un pago se ingresó por error, contacte al administrador del sistema. No intente registrar un pago negativo.

Progresión del estado del Invoice¶

[Invoice Submitted]
        │
        ▼  (primer pago registrado, saldo > 0)
 [Partially Paid]
        │
        ▼  (pago registrado, saldo = 0)
     [Paid]
        │
        ▼  (automático por el sistema)
[Workflow Complete]

Invoice Submitted¶

El Invoice fue creado y enviado al cliente. Aún no se ha recibido pago.

Partially Paid¶

Se registró uno o más pagos, pero no el monto total. El Invoice sigue abierto. Continúe registrando pagos conforme lleguen.

Paid¶

El saldo pendiente llegó exactamente a cero. El Invoice se considera pagado por completo.

Workflow Complete¶

Lo define el sistema — no requiere acción

Workflow Complete lo establece automáticamente el sistema cuando balance_due = 0. No debe avanzar manualmente el estado. Indica que concluyó todo el ciclo Bid → Job → Invoice → Payment para este trabajo.

Una vez que el Job alcanza Workflow Complete, sale de la cola activa y pasa al registro histórico. Todos los registros asociados — Bid, Job, Invoice y pagos — siguen accesibles para reportes y auditoría.

Ver historial de pagos¶

Todos los pagos registrados contra un Invoice aparecen en la sección Payment History de la página de detalle del Invoice, en orden cronológico. Cada entrada muestra importe, fecha, método y notas registradas en ese momento.