Creación y envío de Invoices¶
Disponible para: Owner, Accounting
Project Managers, Supervisors y Badge Workers no pueden crear Invoices. Los PM pueden ver el estado del Invoice en los Jobs que administran, pero no pueden crearlo ni editarlo.
Cuando un Job llega a Completed / Needs Invoice, comienza la facturación. Un Owner o usuario de Accounting crea un solo Invoice contra el Job completado.
Cuándo crear un Invoice¶
El Job debe estar en 'Completed / Needs Invoice'
Solo pueden crearse Invoices contra Jobs que el PM marcó como completos. Si el Job sigue en In Progress o Ready to Start, no habrá opción de crear Invoice.
La cola en la sección Invoices muestra automáticamente los Jobs listos para facturar.
Un Invoice por Job¶
Un Invoice por Job — aplicado por el sistema
Cada Job puede tener exactamente un Invoice. El sistema impide crear un segundo Invoice contra un Job que ya tiene uno. Si necesita ajustes de pago, use pagos parciales contra el Invoice existente — no intente crear uno nuevo.
Crear un Invoice¶
- Vaya a Invoices → New Invoice o haga clic en Create Invoice desde el detalle del Job completado.
- El sistema rellena la referencia al Job, cliente y partidas desde el Bid.
- Revise y confirme los campos del Invoice (ver abajo).
- Haga clic en Save o Submit Invoice.
- El estado del Invoice pasa a Invoice Submitted.
Campos del Invoice¶
| Field | Description |
|---|---|
| Invoice Number | Generado automáticamente con marca de tiempo. Formato: INV-YYYYMMDD-HHMMSS (ej. INV-20240415-143022). No editable. |
| Job Reference | Job vinculado. Prellenado y solo lectura. |
| Client | Tomado del Job/Bid vinculado. |
| Invoice Date | Fecha de emisión del Invoice. Por defecto hoy. |
| Due Date | Fecha de vencimiento del pago. Calculada según términos de la empresa o manual. |
| Payment Terms | Tomado de Company Settings (ej. Net 30). Aparece en el PDF del Invoice. |
| Line Items | Descripción e importe del trabajo. Prellenado desde alcance y precio del Bid. |
| Subtotal | Suma de partidas antes de impuestos. |
| Tax Rate | Tomado automáticamente de CompanySettings.default_tax_rate. Solo si el Bid era gravable. |
| Total | Subtotal + impuesto. |
| Notes | Notas internas o para el cliente (opcional). |
Verifique la tasa de impuesto antes de guardar
La tasa se toma de la configuración de la empresa al crear el Invoice. Si la tasa predeterminado cambió recientemente, confirme que sea la correcta antes de enviar.
Generar PDF del Invoice¶
Puede generarse un PDF formateado del Invoice en cualquier momento después de crearlo.
- Abra el Invoice desde Invoices.
- Haga clic en Download PDF o Generate PDF.
- El sistema genera el Invoice con WeasyPrint, marca de la empresa y términos de pago.
- Envíe el PDF al cliente por correo o por el medio que use.
El PDF refleja el Invoice al momento de generarlo
El PDF se genera bajo demanda. Si actualiza notas u otros campos editables después, vuelva a generar el PDF antes de enviarlo.
Estado del Invoice: Invoice Submitted¶
Todos los Invoices nuevos comienzan en Invoice Submitted. Indica que el Invoice fue creado y está en espera de pago.
Desde Invoice Submitted, el flujo continúa al registrar pagos. Vea Registro de pagos para el ciclo completo de pagos.