Primeros pasos como Project Manager¶
Disponible para: Project Manager, Owner
Esta guía es para usuarios con rol Project Manager. Los PM son el centro operativo de Hardhat Flow: son dueños de los Bids, coordinan Jobs y administran equipos de campo.
El rol Project Manager es donde ocurre la mayor parte del día a día en Hardhat Flow. Los Project Managers son dueños de la tubería de Bids, impulsan Jobs hasta completarse y conectan la oficina con el campo. Si usted es PM, es responsable de cada proyecto desde el primer borrador del Bid hasta marcar el trabajo como terminado.
Qué administra¶
Como Project Manager, su espacio principal son Bids y Jobs.
Usted crea y es dueño de los Bids. Un Bid comienza como New Bid y usted lo avanza en la tubería:
- Cree el Bid con alcance, precio y datos del cliente
- Aváncelo a Bid Awaiting PO cuando el cliente esté listo para continuar
- El Owner revisa y aprueba (o rechaza) — usted no puede aprobar sus propios Bids
- Al aprobar, se crea un Job automáticamente — sin paso manual
- Genere el PDF del Bid para el cliente en cualquier momento
No puede aprobar, rechazar ni cancelar Bids.
Esas acciones corresponden al Owner. Su rol es preparar el Bid y llevarlo a Bid Awaiting PO. El Owner toma la decisión final.
Una vez aprobado el Bid, usted administra el Job resultante:
- Asigne un Supervisor y uno o más Badge Workers al Job
- Avance el Job a In Progress cuando comience el trabajo de campo
- Publique actualizaciones conforme avanza el proyecto
- Marque el Job como Completed / Needs Invoice cuando termine el trabajo
- El equipo de Accounting continúa desde ahí para crear el Invoice
No puede crear Invoices.
La creación de Invoices corresponde a Accounting y Owners. Su parte termina al marcar el trabajo completo.
Qué Jobs puede ver¶
Su visibilidad de Jobs está acotada al trabajo en el que participa directamente:
- Jobs donde usted es el Project Manager asignado
- Jobs administrados por Supervisors que usted asignó en otros Jobs
No ve todos los Jobs de la empresa. Si necesita visibilidad de un Job fuera de su alcance, contacte al Owner.
Flujo de trabajo: de Bid a Job completo¶
Así es el flujo de punta a punta de un proyecto típico:
- Vaya a Bids → New Bid
- Complete cliente, alcance, precio y notas relevantes
- Guarde como New Bid — puede seguir editando en esta etapa
- Revise el Bid con cuidado — una vez en Bid Awaiting PO, la edición es más restrictiva
- Haga clic en Advance to Awaiting PO
- Avise al Owner de que el Bid está listo para revisión
- El Owner aprueba el Bid
- Hardhat Flow crea automáticamente un Job vinculado al Bid
- Usted recibe una notificación SMS
- Abra el Job — estará en Ready to Start
- Abra el Job nuevo
- Asigne un Supervisor — uno por Job
- Asigne uno o más Badge Workers
- Los miembros del equipo asignado reciben notificaciones SMS
- Avance el Job a In Progress cuando comience el trabajo
- Supervise actualizaciones del Supervisor y Badge Workers
- Publique sus propias actualizaciones si aplica
- Marque el Job como Blocked o Priority si surgen problemas
- Avance a Completed / Needs Invoice cuando termine el trabajo
- Marque el Job como Completed / Needs Invoice
- Accounting creará el Invoice y manejará la facturación desde ahí
- Verá actualizarse el estado del Job conforme avance la facturación
Marcar problemas¶
Si un Job tiene un problema que requiere atención, use las banderas Blocked o Priority:
Bander Blocked
Úsela cuando un Job no puede avanzar — espera de materiales, permisos, decisiones del cliente. Marca el Job y envía SMS a usted y al Owner.
Bander Priority
Úsela cuando un Job debe pasar adelante o recibir atención urgente. Envía SMS a usted y al Owner y marca el Job visualmente en todas las listas.
Páginas clave¶
| Page | Qué hace aquí |
|---|---|
| Bids | Crear, editar y administrar la tubería de Bids |
| Jobs | Asignar trabajadores, actualizar estado, publicar actualizaciones |
| Activity Feed | Historial completo de cualquier Bid o Job |
| Dashboard | Panorama de sus Bids y Jobs activos |