Creación y administración de Bids¶
Disponible para: Owner, Project Manager
Supervisors y Badge Workers no pueden crear ni ver Bids. Accounting puede ver y aprobar Bids pero no crearlos.
Un Bid es el punto de partida de cada Job en Hardhat Flow. Reúne toda la información del cliente, el alcance y el precio antes de que comience el trabajo de campo. Una vez aprobado el Bid, se crea un Job automáticamente y el Bid pasa a ser un registro permanente de solo lectura.
Crear un Bid¶
Vaya a Bids → New Bid en la navegación principal.
Complete los siguientes campos:
Cliente e información de contacto¶
| Field | Description |
|---|---|
| Client | Seleccione o cree la empresa cliente |
| Contact | Persona de contacto del cliente para este Bid |
| Location | Dirección del sitio o descripción |
Asignación¶
| Field | Description |
|---|---|
| Project Manager | PM responsable de este Bid y del Job resultante |
| Supervisor | Supervisor de campo asignado al Job |
Alcance y detalles del trabajo¶
| Field | Description |
|---|---|
| Scope of Work | Descripción detallada del trabajo a realizar |
| Measurements | Dimensiones, cantidades u otros datos de metrado |
| Equipment Needed | Lista de equipo o maquinaria requerida |
| Shift Type | Turno diurno, nocturno, fin de semana, etc. |
| Escort Name | Nombre del acompañante requerido, si aplica |
| Materials Status | Estado de abastecimiento de materiales (pedido, en sitio, pendiente, etc.) |
| Permits Needed | Marcar y describir permisos requeridos |
| Inspections Status | Notas sobre inspecciones requeridas y su estado |
| Expected Completion Date | Fecha estimada de terminación del trabajo |
Precios¶
| Field | Description |
|---|---|
| Bid Price | Precio total cotizado al cliente |
| Taxable | Si el trabajo está sujeto a impuesto sobre ventas |
| PO Number | Número de orden de compra del cliente (requerido antes de aprobar) |
Banderas¶
| Field | Description |
|---|---|
| Priority | Marcar este Bid como alta prioridad |
| Blocked | Marcar este Bid como bloqueado (espera algo externo) |
Recorrido por estados del Bid¶
New Bid¶
Estado predeterminado al crear el Bid. Es totalmente editable por el PM que lo creó y por el Owner.
Bid Awaiting PO¶
El Bid fue enviado y espera la orden de compra del cliente. En este estado no deben hacerse más cambios de precio ni de alcance.
Para avanzar a Awaiting PO:
- Abra el Bid.
- Confirme que alcance, precio y asignaciones estén completos.
- Haga clic en Submit for PO.
- El estado del Bid pasa a Bid Awaiting PO.
- Abra el Bid.
- Revise todos los campos.
- Haga clic en Submit for PO o avance el estado desde el menú desplegable.
Bid Approved¶
El número de PO fue recibido e ingresado. El Bid está aprobado y se creará un Job automáticamente.
Para aprobar un Bid:
- Abra el Bid en estado Awaiting PO.
- Ingrese el PO Number en el campo indicado.
- Haga clic en Approve Bid.
- El sistema crea un Job y deja el Bid en solo lectura.
- Abra el Bid en estado Awaiting PO.
- Ingrese el PO Number.
- Haga clic en Approve Bid.
- Se crea un Job automáticamente.
PO number required
No puede aprobarse un Bid sin número de PO. Si el cliente aún no emitió la orden, el Bid debe permanecer en Awaiting PO hasta recibirla.
Bid Rejected¶
El Bid no fue aceptado por el cliente o se decidió no continuar.
Disponible para: Owner only
Solo un Owner puede rechazar un Bid. Un Bid rechazado queda cerrado y en solo lectura. El PM asignado recibe notificación por SMS.
Bid Cancelled¶
El Bid se retiró o canceló antes de la aprobación.
Disponible para: Owner only
Solo un Owner puede cancelar un Bid. Un Bid cancelado queda cerrado y en solo lectura. El PM y el Supervisor asignados reciben SMS.
Generar PDF del Bid¶
Puede generarse un PDF formateado del Bid en cualquier momento.
- Abra el Bid.
- Haga clic en Download PDF o Generate PDF en la página de detalle.
- El sistema genera el documento con WeasyPrint.
- Guarde o envíe el PDF al cliente según necesite.
Envíe antes de aprobar
Genere y envíe el PDF del Bid mientras esté en New Bid o Bid Awaiting PO, antes de emitirse la PO.
Banderas Blocked y Priority¶
Priority Flag¶
Marque un Bid como alta prioridad para destacarlo en listas y notificar al personal asignado.
- Al activar Priority se envía SMS al PM y al Supervisor.
- La bandera es visible en listas de Bids y en el Dashboard.
Blocked Flag¶
Marque un Bid como bloqueado cuando algo externo impide avanzar.
- Úselo cuando el Bid espere respuesta del cliente, aprobación de permiso u otra dependencia.
- Al activar Blocked se envía SMS al PM y al Owner.
Bloqueo de solo lectura tras crear el Job¶
Los Bids pasan a solo lectura cuando existe un Job
Cuando el Bid alcanza Bid Approved y se genera un Job, el registro del Bid queda bloqueado para edición por los PM.
Los Owners aún pueden editar un Bid después de crear el Job, pero todas las ediciones del Owner a un Bid aprobado/bloqueado quedan en el Activity Log con fines de auditoría.
Así se protege la integridad del alcance y precio acordados en la aprobación.